Zaczęło się od bardzo prostych Helpdesków reagujących na prośby Klientów. Rzeczywiście, już wtedy istniały próby dodania monitorowania kosztów (i związanych z nimi procedur zatwierdzania) lub zaangażowania regularnych prawnie wymaganych projekcji zadań, chociaż było to nic innego jak tak zwane “rozwiązania dla dzieci”.
NOWE TECHNOLOGIE USPRAWNIAJĄ DZIAŁANIE
Jednak wiele się zmieniło. OKIN FACILITY dostrzegł szereg interesujących projektów opartych na rzeczywistych doświadczeniach naszych pracowników, wykorzystujących zalety rozwiązań chmurowych. Dlatego proste centra informacyjne zostały zastąpione przez wszechstronnie połączone platformy z dokładnie przygotowanym i w pełni dostosowanym przepływem pracy. Obecnie systemy są w stanie zarządzać zaplanowanymi i niezaplanowanymi działaniami na zamówienie, cechami predykcyjnymi (ocena zużycia i zużycia elementów technicznych i proponowaniem ich wymiany), a także umożliwiają wykorzystanie technologii mobilnych do przetwarzania danych, dokumentacji obrazkowej, dostępności podręczników serwisowych, rejestru etykiet NFC lub rozszerzonej rzeczywistości w celu obsługi interwencji serwisowych. Ponadto połączenie z IoT (Internet of Things) również okazało się bardzo korzystne, ponieważ problem można bardzo często zidentyfikować, zanim Klient ucierpi z powodu jego negatywnego wpływu, a jednocześnie otrzymujemy bieżące informacje na temat aktualnego stanu. Solidna obsługa analiz danych jest kolejną zaletą: stała i dokładna analiza pozwala nam na ciągłe doskonalenie naszych systemów i naszej pracy. Nasze systemy FM mają również najwyższy poziom modułowości i mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb Klientów. Wszystkie trwające procesy są w pełni zgodne z obowiązującymi krajowymi przepisami.
Co skłoniło nas do podjęcia tego ambitnego zadania jakim jest rozwój naszych własnych systemów FM? Gdybym miał podsumować wszystkie powody jednym słowem, zdecydowanie powiedziałbym DIGITALIZACJA. Dla mnie digitalizacja jest jedną z kluczowych pozycji, która powoduje ciągłe usprawnienia pod względem wydajnej pracy i ciągłych procedur. Cyfryzacja umożliwia płynne przejście z offline z uwzględnieniem notatek wydruków i list kontrolnych, plików drukowanych i ogólnie wysokiego poziomu nadmiernej pracy papierowej, do świata internetowego i zarządzania zamówieniami. W tym drugim przypadku wszystkie mogą być dostępne w jednym urządzeniu mobilnym, gdzie można natychmiast znaleźć dowolną informację i gdzie wszystkie bieżące zadania i działania mogą być skutecznie zaplanowane i pokazywane. Rzeczywiście, wysokiej jakości system FM będzie w stanie przygotować dane w wersji offline do Twojego urządzenia, nawet zanim dotrzesz do miejsca pracy. Eliminuje to ryzyko złego zasięgu sieci, umożliwiając wykonanie wymaganych zadań. Później ukończenie niezbędnych kroków administracyjnych bezpośrednio na miejscu jest dla mnie wielką wartością dodaną w pełni zdigitalizowanym przepływie pracy.
Wreszcie, każdy aktualny system zarządzania obiektami powinien również przedstawiać rozszerzone opcje analizy. Rzeczywiście, dane wyjściowe i ich późniejsze analizy są kluczem do zwiększenia wydajności, co pozwala nam oceniać kolejne etapy oraz porównywać je z podobnymi zamówieniami lub z tymi samymi technologiami. Odpowiednie dane przetwarzane w ten sposób wskazują potencjalne możliwości poprawy i pokazują obszary, w których występują błędy systemowe. Ponadto pomaga nam zapewnić naszym Klientom bardziej ilustracyjne informacje o swoich zamówieniach. Na przykład nasz projekt OKIN Dashboard jest bezpośrednio oparty na wynikach z analizy danych, a następnie wyraźnie wyświetlany na podstawowym ekranie. Dalsze szczegóły są dostępne dla Klienta za pośrednictwem szczegółowego raportu analitycznego.
USTAWICZNE SZKOLENIE JEST WAŻNE
Niemniej jednak stworzenie w pełni zdigitalizowanego środowiska stawia również przed nami pewne wyzwania. Przede wszystkim konieczne jest przyjęcie nowego podejścia do ustawicznego szkolenia personelu. Podczas, gdy nowoczesne systemy mają szeroki zakres możliwości, regularne szkolenia muszą być prowadzone jak najczęściej. Rzeczywiście, należy zauważyć, że każdy system jest tak skuteczny, jak bardzo jesteśmy w stanie wykorzystać jego potencjał. Choć na pozór nie jest to łatwe, zaleca się stosowanie prostej zasady: nie pozwól, by jakikolwiek pojedynczy konstruktywny pomysł został zamieciony pod dywan. A jeśli dodasz trendy, tak istotne w nowych technologiach, jednocześnie wykorzystując eksperckie doświadczenie i profesjonalny zespół, będziesz miał niezbędne rzeczy do odniesienia sukcesu. Zawartość i jakość danych w systemie nie mogą w żaden sposób zostać naruszone. Krótko mówiąc, spójna weryfikacja jest po prostu koniecznością. Jeśli pozostawiamy miejsce na przypadkowość, nie mówiąc nic o niespójnościach, które wystąpią w łańcuchu “przydział-wdrażanie-ocena danych”, staniemy w obliczu ryzyka złej jakości wyniku, nawet najbardziej dokładny kolejny pomiar będzie tylko marnotrawieniem czasu.
Aby temu zapobiec, w naszym zespole posiadamy analityka danych, eksperta od użytkowników końcowych i ekspertów ds. produktów. Niemniej jednak wszystko, co opisano powyżej, nie doprowadziłoby do niczego, gdyby nie było wsparcia od kierownictwa i zaangażowanych pasjonatów w firmie. Udało nam się stworzyć wspaniały zespół ludzi, którzy mogą sobie nawzajem pomagać w przypadku problemów i wyzwań i znaleźć sposób na ich pokonanie Nie może być nic gorszego, niż firma, która inwestując ogromne ilości energii, aby przeprowadzić analizy, próbuje wybrać odpowiednie rozwiązanie, rozpoczynając jego wdrażanie, zapomniała, że sama implementacja nie jest ostatnim krokiem w procesie, tylko w rzeczywistości oznacza początek. Systemy zarządzania obiektami, jeśli mają odnieść sukces, muszą być traktowane jako żywe organizmy, które muszą być należycie traktowane przez cały cykl życia.
MARTIN POLEPIL, OKIN FACILITY
