Usługi administracyjne

Administrativní služby

Motto: Przyjazna, miła i profesjonalna obsługa recepcji to połowa sukcesu jeśli chcą Państwo zrobić dobre wrażenie na klientach. W pełni zdajemy sobie z tego sprawę!

Korzyści:
Zawsze perfekcyjna wizytówka firmy – Państwa recepcja i kancelaria pocztowa nigdy nie pozostaną bez profesjonalnej obsługi. W przypadku nieobecności stałych pracowników, spowodowanej chorobą czy też urlopem płatnym lub bezpłatnym, zawsze wysyłamy naszych wykwalifikowanych zastępców. Nasz zespół tworzą rzetelni i odpowiednio przygotowani stażyści.
Specjalnie przygotowane uniformy – nasi recepcjoniści zawsze noszą odzież reprezentacyjną.
Doskonałe maniery – wszyscy nasi pracownicy administracyjni przechodzą szkolenia w zakresie komunikacji i profesjonalnej postawy. Przynajmniej dwa razy w roku przeprowadzamy losowe kontrole pracy naszego personelu wysyłając na miejsce tzw. „tajemniczego gościa”.

Obsługa recepcji  (3 poziomy kompetencji personelu)

  • Standard A – zatwierdzone placówki (wysokiej klasy personel lotniczy)
    – doskonała znajomość języka angielskiego
    – znajomość pakietu MS OFFICE
    – komunikatywność
    – reprezentacyjny styl
    – miły wygląd
    – marynarka, bluzka/koszula, dodatki z firmowym logo
  • Standard B – recepcja główna („front desk”)
    – znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
    – znajomość pakietu MS OFFICE
    – rzetelność
    – miły wygląd i postawa
    – garderoba własna
  • Standard C – portiernia, wjazd
    – znajomość podstawowych, niezbędnych zwrotów w języku angielskim
    – obsługa komputera na poziomie użytkowym
    – rzetelność

Usługi pocztowe

  • obsługa poczty codziennej
  • obsługa kancelarii pocztowej
  • zapewnianie funkcjonowania poczty wewnętrznej

Obsługa flot samochodowych

  • monitorowanie terminów ważności i koordynacja gwarancji, serwisu i przeglądów technicznych
  • zapewnianie mycia i czyszczenia wnętrz pojazdów
  • drobne zabiegi konserwacyjne (sprawdzanie poziomu i uzupełnianie płynów eksploatacyjnych)
  • wymiana i przechowywanie opon
  • zapewnianie winiet autostradowych
  • przygotowywanie dokumentów wymaganych do zgłaszania zdarzeń ubezpieczeniowych
  • zestawianie rachunków za paliwo z rejestrem przejazdów
  • przygotowywanie dokumentów rozliczeniowych dla centrów kosztów Klienta
  • przygotowywanie danych wymaganych do obliczania kilometrów przejechanych w celach prywatnych i przekazywanie ich do działu księgowości
  • obsługa systemu rezerwacji samochodów służbowych dla upoważnionych przez Klienta osób
  • szacowanie kosztów (użytkowanie samochodów wykorzystywanych przez poszczególne działy Klienta)

Usługi archiwistyczne i ewidencja dokumentacji

  • prowadzenie rejestru działań firmy (administracja rejestru, zarządzanie nośnikami do archiwizacji danych, obsługa ewidencji elektronicznej, ewidencja okresów ważności, zapewnianie niszczenia dokumentacji)

Zarządzanie i obsługa sal konferencyjnych

  • profesjonalna obsługa w salach konferencyjnych (przygotowywanie napojów i przekąsek, podawanie zamówionych potraw, sprzątanie stołów i mycie naczyń)
  • obsługa systemów rezerwacji sal konferencyjnych (rezerwacje, rejestracja gości, zamawianie materiałów konferencyjnych)
  • administracja i zapewnianie sprzętu (audio-wideo, projektorów danych, tablic suchościeralnych, flipchartów, itp.).
  • zarządzanie zapasami (zamawianie dostaw dla potrzeb kuchni, monitorowanie konsumpcji żywności i napojów)

Wydawanie kluczy i kart dostępowych

  • zarządzanie kluczami (zarządzanie systemami kluczy, wydawanie i zarządzanie kluczami, administracja, przekazywanie zamówień na nowe klucze, system jednego klucza „Master Key”)
  • zarządzanie kartami (zamawianie i wydawanie kart dostępu, zapewnianie przepustek, wydawanie kart na podstawie zezwoleń i wyrejestrowywanie ich po dokonaniu zwrotu, śledzenie terminów ważności kart, wymierzanie kar za zagubione karty)

Zarządzanie i sporządzanie wykazu składników majątku

  • zarządzanie środkami trwałymi (sprawozdania z zarządzania środkami trwałymi, przygotowywanie wykazów do przenoszenia własności aktywów, sprzedaży i amortyzacji mienia, zakup i zamawianie nowych elementów majątku, administracja baz danych dotyczących dzieł sztuki, zapewnianie etykiet inwentaryzacyjnych, etykiety identyfikacyjne do oznaczania środków trwałych)
  • inwentaryzacja mienia (zapewnianie personelu wchodzącego w skład komisji inwentaryzacyjnych, zapewnianie czytników etykiet i wszelkiego niezbędnego oprogramowania komputerowego, przygotowywanie spisu inwentarza z natury, odczytywanie etykiet do oznaczania środków trwałych, sporządzanie papierowych i elektronicznych wersji dokumentów dotyczących stanów magazynowych, tworzenie raportów inwentaryzacyjnych, identyfikacja zaginionego mienia, zestawianie nadwyżek z deficytami)

Wydruki i kserokopie

  • zarządzanie dokumentami (wydruki i kserokopie, laminowanie, bindowanie, skanowanie oraz przechowywanie dokumentów w archiwach elektronicznych, ręczne niszczenie dokumentów)
  • zarządzanie drukarkami i kserokopiarkami (uzupełnianie tonerów i papieru, regularna konserwacja, zamawianie materiałów, zlecanie przeglądów serwisowych i napraw kserokopiarek, wybór i zakup odpowiednich maszyn)

Zarządzanie dostawami

  • zarządzanie obiegiem przechowywanych towarów (przechowywanie artykułów spożywczych na potrzeby sal konferencyjnych, przechowywanie materiałów higienicznych, wyposażenia biur, części zamiennych, itp.).
  • obsługa magazynów/składów Klienta (zinformatyzowany magazyn zintegrowany z systemami informacyjnymi Klienta lub firmy OKIN, administracja przyjęć i wysyłek towarów, fizyczna obsługa materiałów, odpowiedzialność materialna za środki trwałe Klienta)

Galeria

Kontakt z nami

Formularz kontaktowy
  • Gdzie nas znaleźć?
  • OKIN FACILITY PL Sp. z o.o.
    Al. Jana Pawła II 27
    00-867 Warszawa

  • Pozostałe kontakty
AHOLD
Ball
ČEZ
Honeywell
Hornbach
JTI
Komerční banka (CZ)

Czech Republic,
Société Générale group

  • FM and cleaning services for regions Prague and South Bohemia region
  • OKIN already provided Services for South Moravia
  • Go live on for the new regions from 1st October 2015
  • Contract duration is set for 3 years with option for the prolongation
  • The network includes more than 150 branches in
  • The total serviced area is 120 000 m²
  • OKIN’s current client Komerční banka issued a tender for a new FM & cleaning services provider in order to set the biding process in the end of contractual period.
  • There were few main reasons for OKIN‘s success in the tender:
    • Long term relationship on all levels
    • Excellence in service delivery
    • OKIN’s ability to offer specially tailored solution meeting exactly client‘s expectations in terms of organizational structure, management model, etc.
    • And mainly because we offered really innovative solution among other participants.
  • FM SERVICES:
    • Technical maintenance of the buildings
    • Mandatory check-us (revisions)
    • Assets supervision and technical administration
    • EH&S services
    • Other administrative support unique for banking sector
  • CLEANING SERVICES:
    • Administration cleaning
    • Landscaping and greenery services
    • Consumables delivery
Mondelez (BG)
  • Two manufacturing plants – coffee and chocolate
  • 800 employees
  • 30.000 sq. m
  • OKIN FACILITY started in Feb. 2010
  • Small contract for cleaning services of the coffee plant was extended over the years and currently we have IFM contract with expiration in 2017
  • Quality evaluation is assured by SLAs & KPIs
  • Mondelez had a number of suppliers for various FM services (appx. 30) + self-employed personnel
  • Too many human resources were allocated to managing all FM-related services
  • Incorporation of new services over time (with financial benefit to the client);
  • OKIN introduced IFM scope in Mondelez factories in BG;
  • Based on the IFM solution, Mondelez reduced the number of responsible people on their side;
  • Technical management of buildings and equipment
  • Security Services
  • Landscaping and greenery care
  • Waste management
  • Laundry services
  • Catering services – as of Aug ‘15
  • Emergency service, mobile maintenance 24/7
  • Interior and exterior cleaning
  • Snow removal / winter service
  • Pest control
  • Occupational health and safety, fire protection
  • Internal post – as of Aug. ‘15
Stop Shop (SK)

IMMOFINANZ Services Slovensko, s.r.o.

  • Retail / Commercial parks
  • 6 Stop Shop locations
  • 31 942 qm of leasable area
  • 55 605 qm parking area and greenery
  • OKIN FACILITY started 1.1.2013
  • Contract for 3 years with prolongation option
  • Quality evaluation is assured by SLA
  • Not existing inventory system for requirements
  • Not existing system for recording equipment and devices into individual objects
  • OKIN introduced Integrated FM scope
  • OKIN made a successful consulting in the treatment of greenery
  • OKIN introduced PSI, Help Desk
  • Extending the number of objects after retender in 2015
  • Landscaping and greenery care
  • Technical management of buildings and equipment
  • Energy management, remote consumption monitoring
  • Waste management, environmental services
  • Occupational health and safety, fire protection
  • Interior and exterior cleaning
  • Snow removal / winter service
  • Emergency service, mobile maintenance 24/7
  • Security Services including remote dispatching connection
NIKE
Office Depot
Philip Morris
Unicredit
Leading financial institution (PL)
  • Worldwide leading company in banking segment
  • International contract through ECS and CBRE
  • Comprehensive cleaning, daily service, greenery services.
  • 4 offices in Wroclaw & 1 in Warsaw
  • Over 2000 employees
  • 35.000 sq. m
  • OKIN FACILITY started from 1st of January 2015
  • 55 OKIN‘s employees
  • Client was not aware of current practices of FM upmarket companies
  • Each of 5 offices managed separately with no interactions & synergies
  • Unsatisfactory service delivery level
  • Local service provider with poor cleaning processes applied
  • Incorrect labor contracts avoiding statutory deductions
  • Lack of project leadership
  • Presentation of service solution applying OKIN‘s standards and merging them with required procedures
  • Deep analysis over all day & night activities
  • Building project organization structure and communication model ensuring correct management practices
  • Project transition and processes application
  • Measuring every single activity on second
  • Comprehensive management for all sites
  • Lowering total number of FTE enabling us rising salaries for cleaning personal
  • Motivation and productivity increase in all services lines:
    • Office cleaning
    • Daily service
    • Window cleaning and deep cleaning
    • Confidential and non- confidential waste management
    • Greenery services
    • Additional technical maintenance of some devices