Usługi Administracyjne

Wszystkie działania w tym obszarze są wykonywane w celu poprawy wizerunku naszych klientów. Prawidłowe wykonanie wszystkich czynności front office jest warunkiem sukcesu w biznesie.

Korzyści:

Zawsze perfekcyjna wizytówka firmy – państwa recepcja i kancelaria pocztowa nigdy nie pozostaną bez profesjonalnej obsługi. W przypadku nieobecności stałych pracowników, spowodowanej chorobą czy też urlopem płatnym lub bezpłatnym, zawsze wysyłamy naszych wykwalifikowanych zastępców. Nasz zespół tworzą rzetelni i odpowiednio przygotowani stażyści.
Specjalnie przygotowane uniformy – nasi recepcjoniści zawsze noszą odzież reprezentacyjną.
Doskonałe maniery – wszyscy nasi pracownicy administracyjni przechodzą szkolenia w zakresie komunikacji i profesjonalnej postawy. Przynajmniej dwa razy w roku przeprowadzamy losowe kontrole pracy naszego personelu wysyłając na miejsce tzw. „tajemniczego gościa”.

More News

Zawartość paczki

Obsługa recepcji

3 poziomy kompetencji personelu

A Standard:
– zatwierdzone placówki (wysokiej klasy personel lotniczy)
– doskonała znajomość języka angielskiego
– znajomość pakietu MS OFFICE
– komunikatywność
– reprezentacyjny styl
– miły wygląd
– marynarka, bluzka/koszula, dodatki z firmowym logo

B Standard:
– recepcja główna („front desk”)
– znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
– znajomość pakietu MS OFFICE
– rzetelność
– miły wygląd i postawa
– garderoba własna

C Standard:
– portiernia, wjazd
– znajomość podstawowych, niezbędnych zwrotów w języku angielskim
– obsługa komputera na poziomie użytkowym
– rzetelność

Zarządzanie i obsługa sal konferencyjnych

Profesjonalna obsługa w salach konferencyjnych (przygotowywanie napojów i przekąsek, podawanie zamówionych potraw, sprzątanie stołów i mycie naczyń)

Obsługa systemów rezerwacji sal konferencyjnych (rezerwacje, rejestracja gości, zamawianie materiałów konferencyjnych)

Administracja i zapewnianie sprzętu (audio-wideo, projektorów danych, tablic suchościeralnych, flipchartów, itp.)

Zarządzanie zapasami (zamawianie dostaw dla potrzeb kuchni, monitorowanie konsumpcji żywności i napojów)

Usługi pocztowe

Obsługa poczty codziennej

Obsługa kancelarii pocztowej

Zapewnianie funkcjonowania poczty wewnętrznej

Wydawanie kluczy i kart dostępowych

Zarządzanie kartami (zamawianie i wydawanie kart dostępu, zapewnianie przepustek, wydawanie kart na podstawie zezwoleń i wyrejestrowywanie ich po dokonaniu zwrotu, śledzenie terminów ważności kart, wymierzanie kar za zagubione karty)

Zarządzanie kluczami (zarządzanie systemami kluczy, wydawanie i zarządzanie kluczami, administracja, przekazywanie zamówień na nowe klucze, system jednego klucza „Master Key”)

Obsługa flot samochodowych

Monitorowanie terminów ważności i koordynacja gwarancji, serwisu i przeglądów technicznych

Zapewnianie mycia i czyszczenia wnętrz pojazdów

Drobne zabiegi konserwacyjne (sprawdzanie poziomu i uzupełnianie płynów eksploatacyjnych)

Wymiana i przechowywanie opon

Zapewnianie winiet autostradowych

Przygotowywanie dokumentów wymaganych do zgłaszania zdarzeń ubezpieczeniowych

Zestawianie rachunków za paliwo z rejestrem przejazdów

Przygotowywanie dokumentów rozliczeniowych dla centrów kosztów Klienta

Przygotowywanie danych wymaganych do obliczania kilometrów przejechanych w celach prywatnych i przekazywanie ich do działu księgowości

Obsługa systemu rezerwacji samochodów służbowych dla upoważnionych przez Klienta osób

Szacowanie kosztów (użytkowanie samochodów wykorzystywanych przez poszczególne działy Klienta)

Zarządzanie i sporządzanie wykazu składników majątku

Inwentaryzacja mienia (zapewnianie personelu wchodzącego w skład komisji inwentaryzacyjnych, zapewnianie czytników etykiet i wszelkiego niezbędnego oprogramowania komputerowego, przygotowywanie spisu inwentarza z natury, odczytywanie etykiet do oznaczania środków trwałych, sporządzanie papierowych i elektronicznych wersji dokumentów dotyczących stanów magazynowych, tworzenie raportów inwentaryzacyjnych, identyfikacja zaginionego mienia, zestawianie nadwyżek z deficytami)

Zarządzanie środkami trwałymi (sprawozdania z zarządzania środkami trwałymi, przygotowywanie wykazów do przenoszenia własności aktywów, sprzedaży i amortyzacji mienia, zakup i zamawianie nowych elementów majątku, administracja baz danych dotyczących dzieł sztuki, zapewnianie etykiet inwentaryzacyjnych, etykiety identyfikacyjne do oznaczania środków trwałych)

Usługi archiwistyczne i ewidencja dokumentacji

Prowadzenie rejestru działań firmy (administracja rejestru, zarządzanie nośnikami do archiwizacji danych, obsługa ewidencji elektronicznej, ewidencja okresów ważności, zapewnianie niszczenia dokumentacji)

Wydruki i kserokopie

Zarządzanie drukarkami i kserokopiarkami (uzupełnianie tonerów i papieru, regularna konserwacja, zamawianie materiałów, zlecanie przeglądów serwisowych i napraw kserokopiarek, wybór i zakup odpowiednich maszyn)

Zarządzanie dokumentami (wydruki i kserokopie, laminowanie, bindowanie, skanowanie oraz przechowywanie dokumentów w archiwach elektronicznych, ręczne niszczenie dokumentów)

Zarządzanie dostawami

Zarządzanie obiegiem przechowywanych towarów (przechowywanie artykułów spożywczych na potrzeby sal konferencyjnych, przechowywanie materiałów higienicznych, wyposażenia biur, części zamiennych, itp.)

Obsługa magazynów/składów Klienta (zinformatyzowany magazyn zintegrowany z systemami informacyjnymi Klienta lub firmy OKIN, administracja przyjęć i wysyłek towarów, fizyczna obsługa materiałów, odpowiedzialność materialna za środki trwałe Klienta)

Administrative Services

Usługi Administracyjne

Korzyści:

More News

Certificates – About Us

DRIVE! – About Us

DRIVE! – Project DRIVE!

DRIVE! – Download Buttons

OKIN Jobs – About CZ

Revision / Legal Inspection

BOX: Revision / Legal Inspection

Technical Services

BOX: Technical Services

IS: Technical Services

Cleaning Services

BOX: Cleaning Services

IS: Cleaning Services

Security Services

BOX: Security Services

IS: Security Services

Energy Services

BOX: Energy Services

Production & Maintenance Services

BOX: Production & Maintenance Services

Administrative Services

BOX: Administrative Services

IS: Administrative Services

OSH / Fire Protection / Environment

BOX: OSH / Fire Protection / Environment

Mobile Maintenance

BOX: Mobile Maintenance

Commercial Buildings

BOX: Commercial Buildings

Industrial Facilities

BOX: Industrial Facilities

Network Clients

BOX: Network Clients

Logistic Areas

BOX: Logistic Areas

Technological Activities

BOX: Technological Activities

Zawartość paczki

Search